吃饭时,小兰深深地叹了一口气。
师傅出差前交给她一个任务,说这周由她向老板汇报工作。
入职不久,小兰做过一次工作汇报,一团糟,眼见老板一头雾水,还是师傅给她解围。
“你说我一个人怎么搞得定呢?问我一天做了什么,我还能说清楚,一周的工作我怎么说啊?”
“我们分析了上个月的销售数据,销售量有所增加。联系了几个客户,小组内开了两次会。周三去了市场调研……”
“你说我这样说行吗?我实在想不到了。”她絮絮叨叨。
这样的工作汇报可行吗?答案是否定的。逻辑混乱,既没有条理,也没有重点。
芭芭拉▪明托在《金字塔原理》中提到一种新的表达逻辑,叫金字塔原理。金字塔原理是一种从不同维度上来思考问题的方式。它像金字塔一般重点突出、逻辑清晰、层次分明。
金字塔的四原则,让汇报工作不再为难汇报工作老板不满意,有很多原因,比如你没有提供他想知道的信息,比如逻辑混乱,主次不分等等。
学会金字塔原理,可以很好地避免这些情况发生。金字塔原理有四个基本原则,分别是结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进,每个原则都能解决汇报工作所遇到的问题。
一、结论先行,快捷高效
即先说结论,再论述得出结论的过程。
芭芭拉在书中举了这样一个例子。一助理安排会议后这样向上司汇报:A说他今天下午不能参加会议,B说明天开也行,但最好在十点后。C的助理说C明天晚些才能回来。会议室明天被预定了,所以我把会议安排在星期四上午十一点。可以吗?
这样的回报工作,你愿意听到吗?我想,大部分人是不愿意的。
对于上司来说,她更想听到的是你有没有把这件事做成,所以在汇报工作中,应结论先行。过程如何,如果有时间的话,再简单带过。
二、以上统下,层次鲜明
金字塔原理要求上层的思想必须是对下层思想的总结。
在一个关于制定方案的金字塔结构中,上层是方案可行。下层即是论证可行的原因。如受众广,成本可控,盈利空间大等。
不管是口头汇报,还是书面汇报,以上统下,既理清了汇报者的思路,也使表达清晰明了。
三、归类分组,清晰直观
每一组中的思想属于同一个范畴。据研究,大脑会自动将发现的所有事物以某一种秩序组织起来。
看到一组陌生的词汇我们首先做的就是按照一定的生活经验或者已有的知识将他们进行分类,再进行记忆。
汇报工作,按照已经完成,正在进行,还没开始三种情况进行分类,就比想起什么说什么来得清晰直观。
四、逻辑递进,有理有据
一篇好的文章讲究逻辑递进,层层深入。金字塔原理即满足这个结构。
一朋友因为会议记要写得好,迅速在新人中脱颖而出。别的入职者,很多人老板连他们名字都记不住。他已经被委以重任了。写宣传稿,写工作总结,参加演讲比赛等,忙得不亦乐乎。
汇报工作,与人交谈都是如此。满足金字塔结构的谈话逻辑清楚,层层递进,能让别人迅速抓住重点。
具有这四个原则的金字塔结构不仅使表达的观点鲜明,层次分明,还简单易懂,让受众有兴趣,记得住。
两个方法构建金字塔那么,我们该如何构建金字塔?《金字塔原理》中提到这两个方法。
一、自上而下法
自上而下法搭建金字塔并不难,因为开始思考的是最容易确定的事情。自上而下法分五步进行。
01、确定主题,画出主题方框
甲方要求你给产品写一篇宣传文案。在动笔之前,你得先了解这个产品,找一个最主要的点进行宣传。比如运动鞋,以“舒适”为主题。再跟据这个主题,构思自己的文案。
02、设想疑问
这产品的受众群体是年轻人还是中老年人?
如果我想买运动鞋,我最看重什么?
这样的文案能吸人眼球,让人印象深刻吗?
它到底有多舒适,为什么?
……
先确定这篇文案的目标群体,再设想他们会有哪些疑问。
03、给出答案
提出疑问后,自己先进行解答。面对自己暂时还不清楚的问题,联系品牌方,找到答案。
04、检查背景和冲突是否引发提问
接了一篇软文,文末有优惠活动。那么,这些优惠券怎么用,是否有时间限制都需要写明白。如果文末链接跳转失败,如何处理?
面对可能引发疑问的点,紧扣目标群体,事先说明。好过事后解释。
05、证实答案
金字塔的最底层写上证实以上结论的论据。如舒适是因为它的材质如何特别,做工精细等等。
二、自下而上法
自下而上法应对的是另一种情况,你无法确定最高点是什么。就像建房子还没考虑好是做尖顶还是圆顶,先把地基打好。
01、列出所有想表达的要点
上司要求你做工作汇报,无非是想了解你的工作进展如何,有没有遇到什么问题,需要帮助吗,同时,根据进度做下一步的工作安排。
市场调研后,上司想知道调研结果,新产品能不能在此地大规模投放。调查后,发现有如下要点:
某某公司新出了一款相似的产品,抢占了市场资源。
销售人员提成低,积极性低。
年轻人喜欢,但该地区中老年人偏多。
生产原料成本增加
价格偏高
……
自下而上思考,先列出所有想表达的要点。
02、找出各要点联系
销售量低:有相似产品抢占市场资源;目标群体小;价格高。
成本高,盈利空间小:销售人员要求增加提成,生产原料成本高。
找出各要点的联系,进行归纳整理,使金字塔结构层次分明,一目了然。
03、得出结论
结论是盈利空间不大。要想在此地投放,还得进一步采取措施,增加销量,降低成本。
自下而上法就像破案,先找出线索,再看他们间的联系,最后确定凶手,得出结论。这样搭建金字塔,报告的可行性高,有理有据。
知乎中,有这么一个问题:有哪些让你受益匪浅的思维方式?其中,金字塔思维被提到的次数极多。
学会用金字塔原理分析问题,让你的回答层次分明,有理有据。面对工作汇报,赢在开口。
金字塔原理》是巴巴拉·明托(美国)的一本著作,表面上是指导如何写作的一本书,实质上是教导人们如何树立正确的思考范式. 我们早已习惯于使用工厂里生产出来的产品,也接受了产品是由零部件组装起来的事实,从而形成了对产品组装的普遍认知.事实上,写作也类似于组装产品,文章也有“零件”,也有组装的“工艺”.只是许多人没有想到这一层.明白了这一层道理,我们可以破除对写作的恐惧,通过寻找零件(收集和筛选写作素材)、设计结构(文章的构思和布局、确立思想主线)、安装和修饰(理顺写作的顺序,建立观点之间的逻辑联系),最终调试(对文章进行润色和修改).以上是暮初(我)对该书的感受,也是对如何写文章的感受,以下是该书的主要核心思想.一、什么是金字塔原理当人们眺望星空时,看到的是杂乱无章的星星散布在天穹,但在古希腊人眼里,看到的却是由星辰组成的各种图案,而不是散乱的星辰.由此证明人脑具有将事物进行自然归类和组织的潜能.但是,人的能力毕竟有极限,不象宇宙那样的宽广无垠,因此人类与自然打交道的过程中,要注意避免自己的短处.例如,人类在分析和记忆方面就存在与生俱来的不足.乔治·A·米勒在他的论文《神奇的数字7±2》中提出,大脑的短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目,所以各种信息应该归类并分组才有利于记忆.而且分组的数量最多不超过7个,同时要求相互之间有一定的逻辑关系.信息要经过分类汇总才能显示出事物的本质特性,经分类汇总并分组后的信息更加清晰明了.当信息上升到分组的概念,思维的抽象程度就提高了一层.但抽象性思维并不是人类与生俱来的能力.正因为缺少抽象性思维的能力,所以人们一旦进入一个挑战能力新高度的领域,就会自然“缺氧”.好在这个“缺氧”症状主要表现为缺少一个方法论和工具,而不是别的什么东西,该书的主旨就在于提供这个方法论和工具.例如,写作是最令人头痛的事情,如何能够找到一个好的办法解决这个问题,就可解决后顾之忧了.当然,写作的本质就是思想的表达,因此要从事写作,首先要理清思路.该书提出了一个根本结构,用于解决写作思路不清晰的问题.这个根本结构就是金字塔结构.该书认为,“所有思路清晰的文章都具有金字塔结构”.而且,处于金字塔结构中的各种观点之间只具有非常少的几种逻辑关系.也就是说,好的文章的一个基本特点就是思路清晰,在阅读时不会让读者感到吃力.从文章的主题所包含的中心思想开始,从上到下层层铺垫并展开观点,从而构成一篇思路清晰的文章,这就是“金字塔原理”的基本含义.要求在写作的过程中时时刻注意运用“金字塔原理”,使所有的文章都具有金字塔结构.并且处于金字塔结构中的各种观点之间的逻辑联系要么向上联系,要么向下联系,要么横向联系,而不存在其它形式的联系.所以,要在文章的写作之前,先将写作者的思路组成金字塔结构,并按逻辑关系的有关规则进行检查和修改,这就是写作前的素材准备过程.金字塔原理适用于确定问题、分析问题的全过程.在宏观层面上,可以对整个写作过程的组织和管理进行指导.并且可用于检查写作者观点的有效性、一致性和完整性,帮助写作者发现遗漏的观点,并进一步创造性地开展思维,增加文章的条理性,减少文章的无效长度,帮助写作者在最短的时间内写出简明扼要、思路清晰的文章.
金字塔原理及它的四个基本特征:结论先行、上下对应、分类清楚、排序逻辑